جامع املاک، نیز امکان ثبت خلاصه معامله ای بصورت معارض وجود ندارد.
4-2-1-4- کاهش هزینه ها
با مرور سیستم دستی پاسخ استعلامات و ارسال خلاصه معاملات با توجه به این که به جهت انجام وظیفه ارسال معاملات مزبور وجود یک شخص بعنوان نماینده دفتر اسناد رسمی پیش بینی گردیده بود، این مهم بر عهده شخص نماینده دفترخانه بود و نامبرده بایستی در مهلت مشخص و مصرح قانونی خلاصه معاملات را به ثبت محل تحویل می داد.سر دفتر برای نیل به این هدف لاجرم به استخدام و به کارگیری نیروی انسانی بود که باعث تحمیل هزینه به دفترخانه می شد. با به کارگیری سامانه ثبت خلاصه پورتالی از سوی دفترخانه اسناد رسمی عملاً نیاز دفترخانه به نماینده حقیقی مرتفع و سبب کاهش هزینه ها گردیده است.
4-2-2-مزایای دریافت اوراق بهادار بااستفاده از سیستم الکترونیکی
درسیستم سنتی ثبت، دفترخانه اسناد رسمی به جهت تنظیم اسناد موظف به دریافت اوراق بهادار مطابق با سر فصل مصوب سازمان ثبت به اندازه نیاز ماهانه خود از سوی ثبت محل بود که با راه اندازی سیستم ثبت نوین و ارسال خلاصه معاملات پورتالی ایراداتی که به شرح ذیل مشاهده می گردید مرتفع گردیده است.
4-2-2-1- پیشگیری از سرقت اوراق بهادار
با توجه به اینکه اوراق بصورت دستی به دفترخانه توسط نماینده دفترخانه ارسال می گردید خطراتی مانند سرقت، سوءاستفاده افراد غیر مسئول از اوراق و جعل، مفقود شدن ومواردی که از این قبیل وجود داشت از زمان بکارگیری سامانه ثبت خلاصه معاملات پورتالی و عدم نیاز به دریافت اوراق از اداره ثبت خطرات مرتفع گردیده است.
4-2-2-2- عدم نیازبه تحریر دستی اوراق
با توجه به اینکه دفترخانه اسناد رسمی پس از تنظیم سند موظف به تحریر مفاد سند در اوراق چاپی بهادار و ارسال یک نسخه از خلاصه معامله پس از تنظیم سند به ثبت محل ونیز تحویل بنچاق سند به متعاملین بود، چنانچه دفترخانه ای با مشکل کمبود اوراق مواجه می شد در تنظیم سند دچار وقفه می گردید. از طرفی با توجه به این که اوراق مورد استفاده نیز به شکل محدود در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار می گرفت، امکان تهیه اوراق برای دفترخانه ای که بدان نیاز داشت ممکن نبود. اما در حال حاضر با بکارگیری سیستم ثبت معاملات پورتالی استفاده از اوراق مزبور ممنوع و پس از ثبت معامله در سامانه ، دفترخانه نسبت به اخذ پرینت از سیستم اقدام می نماید که باعث افزایش سرعت و حذف وقفه های احتمالی می گردد.

4-2-2-3- تهیه اوراق با توجه به نیاز
به جهت دریافت اوراق بهادار در سیستم سنتی چنانچه از نام اوراق مشخص می گردد دفترخانه می بایست هزینه اوراق دولتی را در حساب مشخص دولتی تودیع و پس از ارائه قبض پرداختی به نسبت اوراق تحویلی خود به ثبت محل، اوراق مزبور را دریافت می داشت. با استفاده از سیستم جدید و عدم نیاز به دریافت اوراق دستی هزینه مربوط باتوجه به آماراسنادماهانه تنظیمی دفترخانه در پایان ماه به حساب دولتی واریز می گردد.
فلذا در پرداخت هزینه مربوطه شفاف سازی بعمل آمده است و مثل سابق دفترخانه باتعداد ثابت کلی اوراق دریافت نمی نمایدو هزینه گزافی پرداخت نمی نماید.

4-2-3- مزایای استفاده ،ارسال و اخذاستعلامات با استفاده از سیستم الکترونیکی
برابر مجموع بخشنامه های ثبتی چنانچه دفتر خانه اسناد رسمی قصد تنظیم سند به جهت ملک را داشته باشد، موظف است ابتدا نسبت به وضعیت پلاک ثبتی از ثبت محل استعلام نماید وادارات ثبت نیز در این موارد جریان ثبتی ملک را با اشاره به بند ز مجموع بخشنامه های ثبتی و قید اینکه دارای پیشینه بازداشت نمی باشد به دفترخانه اعلام و ارسال می نمایند.پس از ابلاغ قانون تسهیل تنظیم اسناد نیز اخذ استعلام از واحد ثبتی کماکان مد نظر قانون گذار بوده است، در سیستم صدور پاسخ استعلام به صورت دستی نماینده دفترخانه پس ازا رائه استعلام به ضمیمه تصویر برابر اصل سند مالکیت ملک مورد استعلام نسبت به دریافت پاسخ استعلام از واحد ثبتی اقدام وبه دفترخانه ارائه می نمود. با راه اندازی سیستم صدور پاسخ استعلامات الکترونیک ایرادات مهمی که دراین مسیر به چشم می خورد، رفع گردید. از جمله ایرادات مهم آن به شرح زیر می باشد.

4-2-3-1- امنیت درارسال استعلام و دریافت پاسخ استعلام
با توجه به ابزار مدرن و پیشرفته ای که امروزه شاهد آن هستیم امکان جعل و تغییر مشخصات استعلام ارسالی از ناحیه واحد ثبتی توسط افراد سودجو وجود داشت. چه بسا اسناد جعلی که از این مسیر تنظیم وباعث ایجاد مشکلات عدیده حقوقی و کیفری برای سر دفتر، مالکین و ادارات ثبت می گردید. در سامانه پیشرفته ای که شاهد بکارگیری آن در صدور پاسخ استعلامات هستیم، اولاً استعلام صرفاً از ناحیه دفترخانه اسناد رسمی بروی سامانه قرار می گیرد و امکان ارسال استعلام از سوی افراد غیر مسئول و سودجو وجود ندارد. ثانیاً چنانچه دفترخانه بدون دلیل اقدام به ارسال استعلام به جهت ملک نماید نیز این امر در سامانه قابل رصد و پیگیری خواهد بود .

4-2-3-2- حذف پروسه زمان بربودن استعلامات
سرعت بعنوان عامل رضایت مندی ارباب رجوع و متعاملین و مراجعین دفاتر اسناد رسمی نقش مهمی در معاملات و تنظیم اسناد بر عهده دارد. با توجه به حذف سیستم دستی صدور پاسخ استعلامات و صرفه جوئی در وقت و حذف پروسه زمان بر پاسخ استعلام بین دوایر ثبت، صدور پاسخ الکترونیک استعلام در کمترین زمان ممکن انجام پذیر گردیده است.
4-2-3-3- کاهش زمینه فساد اداری
در
سیستم پاسخ استعلامات به صورت دستی با توجه به اینکه از لحظه ارسال استعلام از دفترخانه به ثبت محل انجام پروسه ارسال تا تحویل پاسخ توسط نماینده دفترخانه انجام می گرفت، و از طرفی با توجه به تردد مداوم نامبرده به ثبت، با برخی کارمندان اداره دارای روابط صمیمی می گردید. این باعث ایجاد رانت و سوء استفاده های خاص می گردید. با توجه به سیستمی شدن صدور پاسخ استعلامات، عملاً نماینده دفترخانه حذف و بجای آن از سیستم و پورتال یکپارچه بهره گرفته می شود. که این مهم نقش بسزایی در روند کاهش زمینه فساد اداری بر عهده دارد.
4-2-3-4- کاهش هزینه ها
تردد نماینده دفترخانه به جهت اخذ پاسخ استعلامات از واحد ثبتی هزینه ای مضاعف بر دفترخانه تحمیل می نمود که در سیستم نوین پاسخ الکترونیک استعلامات وعدم مراجعه نماینده دفترخانه به اداره ثبت این هزینه ها حذف گردیده است.

4-2-4-استفاده از سامانه ثبت الکترونیک اسناد(ثبت آنی(
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور سازمانی است حاکمیتی و وابسته به قوه قضاییه، توسعهیافته، کارآمد و اثربخش که با برخورداری از مدیریت دانشمحور، منابع انسانی کارآمد، ساختاری فراگیر و تحولگرا، با ظرفیتهای غنی نرمافزاری و سختافزاری، ضمن اجرای صحیح مأموریت و برنامههای خود با بهرهگیری حداکثری از منابع در اختیار و فناوریهای نوین و فرصتهای محیطی، امکان ثبت و صدور اسناد رسمی، مالکیتهای معنوی، شرکتهای تجاری و مؤسسات غیرتجاری بهصورت الکترونیک و برخط در محیط مجازی امن، سنددار نمودن تمام عرصه کشور در سیستم کاداستر در چارچوب قوانین و مقررات روزآمد، ساماندهی و با توسعه ثبت رسمی ضامن و حامی حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاصحقیقی و حقوقی خواهد بود.
مأموریت و اهداف بنیادین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور براساس قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران، چشمانداز بیست ساله، برنامههای توسعه قوه قضاییه، مصوبات ریاست محترم قوه قضاییه و قوانین و مقررات مجلس شورای اسلامی مبتنی بر توسعه ثبت رسمی در کشور و تثبیت و حمایت از حقوق و مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی به منظور ارتقاء نظم حقوقی و کاهش دعاوی و استفاده حداکثری از فنآوریهای نوین جهت افزایش ارایه خدمات ثبتی به نحو غیرحضوری است.
اهم سیاست های سازمان ثبت اسناد که کلیه فرآیندهای سازمان مزبور برمبنای آن استوار است به شرح ذیل می باشد که ثبت آنی به منظور نیل هرچه بیشتر به سیاستهای سازمان در حال اجرا می باشد .
– ایجاد تسهیل و تسریع در ارایه خدمات ثبتی به ذینفعان و کاهش مراجعات حضوری
– شفاف سازی و تثبیت حدود و اطلاعات مالکیت ها
– شفاف سازی نقل و انتقالات و معاملات رسمی
– توسعه کیفی و ارتقای سطح برخورداری های منابع انسانی
– ارتقای نظارت، بازرسی و پاسخگویی
– بازنگری و اصلاح قوانین، مقررات و استانداردسازی رویه ها
– اطلاع رسانی و ارتقای سطح آگاهی های عموم52
با عنایت به سیاستهای سازنان ثبت اسناد واملاک و در راستای رسیدن به اهداف برنامه پنجم ،ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک مبادرت به صدور بخشنامه ای نمود که معروف به اجرای ثبت آنی در دفاتر رسمی است.
با توجه به دستور العمل صادره به شماره 107616/92مورخه 2/6/92 ازسوی ریاست سازمان ثبت اسناد واملاک کشور و در اجرای قانون برنامه 5ساله توسعه جمهوری اسلامی ایران به دفاتر اسناد رسمی تکلیف شد تااز تاریخ 26/6/92تنظیم وصدور کلیه اسناد رسمی و امور تبعی آن را از طریق سامانه الکترونیک و با اتصال به درگاه الکترونیکی سازمان ثبت اسناد واملاک انجام دهند .
درماده 6 دستورالعمل صادره تاکید شده است دیگر دفاتر اسناد رسمی مجاز به استفاده از اوراق دریافتی که قبلا از سامانه دریافت می نموده نیستند .
استفاده از سامانه ثبت الکترونیک اسناد با رویکرد ثبت آنی اسناد، ازبدوشروع بکار و راه اندازی سامانه با مخالفتهای شدیدی از سوی اشخاص مختلف و مخصوصا سران دفاتر اسناد رسمی روبروگردید.
مخالفتها و اعتراضات شدت گرفت و کار به کمیسیونهای مجلس شورای اسلامی و مکاتبات با روسای قوه مجریه ،مقننه وقضائیه وسازمانها و ارگانهای مختلف حکومتی کشید.
به نظر میرسد منظور از ثبت آنی اسناد مربوط به ثبت اسناد و اموال غیرمنقول(املاک)باشدچرا که وقتی بحث ثبت آنی پیش می آید باید قبلا ثبت اسناد باتاخیر انجام گرفته باشد .
ثبت اسنادمختلف (بجز اسناد املاک )در دفاتر اسناد رسمی معمولا بدون تاخیر و آنی در دفاتر اسناد رسمی انجام می گرفته است و تنها اسنادی که دفاتر اسناد رسمی می باید اطلاعات راجع به تنظیم آن را به مراجع دیگر اطلاع دهند، اسناد مربوطه به املاک (غیر منقول )می باشد.
می توان ثبت آنی را ثبت آنی املاک نام بردکه به نظر صحیح تر وکامل تر می رسد و منظور از ثبت آنی املاک این است که پس از تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی و بدون فوت وقت با تایید توسط سردفتر خلاصه معامله در سیستم جامع املاک در ادارات ثبت اسناد ثبت گرددو فاصله ی زمانی که قبلا برای ارسال خلاصه معامله توسط دفترخانه و مهلت قانونی ثبت خلاصه معاملات توسط ادارات ثبت به حداقل ممکن برسد تا امکان سوء استفاده های احتمالی و تالی فساد که در رهگذر تنظیم اسناد واملاک در دفاتراسناد رسمی وثبت در دفاتر املاک ادارات ثبت وجود داشت ،پدیدار نگردد.
راه اندازی و استفاده از سامانه ثبت الکترونیک اسناد یا همان ثبت آنی همراه محاسن و معایبی است که ذیلا به آن اشاره می گردد:4-2-4-1-محاسن استفاده از سامانه ثبت الکترونیک اسناد
تثبیت و استحکام وحفظ حقوق مالکیت مشروع افراد جزو اهداف و وظایف اصلی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد .
با اجرای ثبت الکترونیک اسناد (ثبت آنی )چنانکه سندی نسبت به اشخاص در دفاتر اسناد رسمی تنظیم گردد ، همزمان با آن پس از ثبت در سامانه سازمان ثبت اسناد واملاک و تایید توسط دفترخانه نام اشخاص در بانک جامع املاک ثبت می گردد دیگر آن بازده زمانی که پس از تنظیم سند دردفاتر اسناد رسمی صرف می شد تاخلاصه معاملات از دفترخانه به ادارات ثبت ارسال گردد حذف گردیده است همچنین خلاصه معاملات در ادارات ثبت نیز بسته به تعداد کارمندان ثبت و حجم کار موجود، درمدت زمان قانونی ثبت دفاتر املاک میگردید وجود ندارد .
بازده زمانی ثبت سند در دفتر خانه تا ثبت معاملات در ادارات ثبت راه را برای سودجویان به جهت سوءاستفاده از فرصت زمانی هموارمی ساخت که با راه اندازی سامانه الکترونیکی خلاء موجود برطرف می گردد
بعضا مشاهده می گردد که در اثنای ثبت املاک در دفاتر اسناد رسمی تا ثبت خلاصه معاملات در دفاتر املاک ادارات ثبت استعلاماتی از سوی مراجع مختلف اعم از قضائی یاغیر قضائی از ادارات ثبت می شد و با توجه به اینکه معاملات در دفاتر اسناد رسمی صورت پذیرفته است و هنوزخلاصه معاملات در دفاتر املاک بنام متعامل ثبت نگردیده است و پاسخ ثبت براساس (ماده 21)53 به مبنای دفاتر املاک ادارات ثبت می باشد و این امر باعث سرگردانی اشخاص و مراجع مختلف میگردید
دراین گونه موارد هیچ گونه تخلفی از سوی ادارات ثبت انجام نپذیرفته است(پاسخ به استناد دفاتر املاک )وهمجنین هیچ گونه تخلفی از سوی دفاتر اسناد رسمی انجام نپذیرفته است (ارسال خلاصه معاملات در موعد مقرر)بنظر می رسید خلاءهای موجود با استفاده از سامانه الکترونیک اسناد کاملا مرتفع می گردد.
ازدیگر محاسن استفاده از سامانه الکترونیک اسناد می توان به تسریع اموراشاره کرد.
پس از ارسال خلاصه معاملات توسط دفاتر اسناد رسمی متعاملین میتوانند بلافاصله درخواست سند مالکیت را از ادارات ثبت بنماید. درخواست سند مالکیت تاقبل از استفاده از سامانه با این سرعت امکان پذ یرنبود و متقاضیان باید پس از مدت زمانی ( بستگی به زمان صرف شده از ارسال خلاصه معامله توسط دفترخانه تا ثبت خلاصه معاملات در دفاتر املاک داشت) درخواست خود را به ادارات ثبت می دادند .
کاهش هزینه ها نیز یکی از نکاتی است که دراستفاده از سامانه قابل تامل است .کاهش هزینه در عدم استخدام نمایندگان دفاتر اسناد برای مراجعه به ادارات ثبت وحذف هزینه های ایاب و ذهاب ایشان همچنین دیگر نیاز به دریافتاوراق از ادارات ثبت (خلاصه معاملات ،استعلامات،….) نمیباشد.
گاها نیز متقاضیان باید چندین بار به ادارات ثبت مراجعه میگردید تا از ثبت معاملات آنها در دفاتر املاک اطمینان حاصل می شد و پس از آن نسبت به درخواست سند مالکیت مبادرت می کردند .
تمامی هزینه های ذکر شده با راه اندازی سامانه ثبت الکترونیک اسناد حذف شده است.
شفافیت در هزینه ها و آمار تنظیم اسناد مختلف یکی دیگر از مشخصه هابارز و محاسن استفاده از سامانه الکترونیک اسناد می باشد .
در این سیستم مبالغ مربوط به تنظیم سند (حق التحریر،حق الثبت ،مالیات برارزش افزوده و…)توسط سیستم محاسبه و از متقاضیان اخذ می گردد و امکان وجود هرگونه شبه ای را از بین می برد .همچنین با استفاده از سامانه الکترونیک ثبت اسناد آمار دقیق تنظیم اسناد به


دیدگاهتان را بنویسید