زمان
فرایند مدیریت زمان 4 مرحله دارد:
1- تعهد فردی و شخصی افراد بایستی به اهمیت زمان و عواقب اتلاف آن آگاهی کامل داشته باشند. شرط اول در مدیریت زمان تعهد و پایبندی به تغییر در عادت ها و روش های گذشته (رابینسز27 2002 نقل از سواری 1391)
2- تجزیه و تحلیل: این بخش شامل دو قسمت وضع موجود، وضع مطلوب اتلاف گران عمده زمان شناسایی شده و راه های کاهش یا حذف آن تجزیه و تحلیل می شود.
برنامه ریزی: به منظور رسیدن به وضع مطلوب انجام می شود و مستلزم نه مرحله تدوین، هدف، تعیین وظایف اساسی برای تعیین نتایج قالب همچنین برای وظایف و مهک زدن مجدد هدف ها یا وظایف و نتایج قابل سنجش.
3- تعیین ترتیب یا توالی وظایف تعیین منابع مورد نیاز تعیین تاریخ های تخمینی برای رسیدن به اهداف، اجرا و ارزشیابی باز خورد.
4- پیگیری و تحلیل مجدد: در مرحله پیگیری و تحلیلی مجدد انواع ارزیابی ها از قبیل تشخیص تکوینی و پایانی صورت می گیرد. این مرحله در حدود تعیین میزان تحقق اهداف و پیگیری بهبود فعالیت ها در راه تحقق مؤثر اهداف (جواهرزاده ، 1388)
رویکردهای مدیریت زمان در خصوص مدیریت زمان
رویکردهای متفاوتی مطرح شده که بیان هر یک از آنها می پردازیم:
رویکرد عینیت گرا: طرفداران این دیدگاه دید کمی و آماری به زمان دارند، قوانین مطلق گرایانه و عینی دارند امور را ثابت و بدون حرکت می بینند.
محیط و شرایط کاری در حال تغییر است افرادیکه این رویکرد را دارند نمی توانند از زمان استفاده کند (دیوانداری ، 1389)
تخیلی: برخی به شکل خیالپردازانه عمل می کنند فکر می کنند در آینده همه کارهای مورد انتظار را می توانند انجام دهند زمان را واقعیتی می پندارند که در آینده تحقیق می یابد در حال حاضر نباید چندان به آن توجه کرد همیشه منتظر یک رخداد خارق العاده اند و همه چیز را سروسامان دهد عدم درک زمان منجر به از دست رفتن فرصت هایی می شود که تکرار پذیر نیستند.
تقدیر گرا: هر چه پیش آید خوش آید برای ایجاد تغییر نبایستی تلاش کرد.
این کار ممکن است برای آرامش دادن و جلوگیری از فشارهای روانی بی نظمی فردی مفید باشد اما مدیر مسئول سازمان نمی تواند به این صورت باشد.
بهره وری: با کمترین زمان و هزینه بایستی بهترین نتیجه و عملکرد کاری را گرفت. افراد سعی دارند زمان لازم برای انجام یک کار را به حداقل برسانند تا فرصت انجام سایر تکالیف را بدست آورند.
مهارت های مدیریت زمان
1- خودانگاره از طریق تکرار تصور خود به عنوان کاملاً اثر بخش و مؤثر بدست می آید. خود را از لحاظ مهارت های مدیریت شخصی و زمان، عالی سازید و همیشه این نقش را بازی کنید. تا اینکه ملکه ذهن شود. به این شکل مهارت ها به سادگی و به طور خودکار بدست می آید.
2- تکرار و تمرین. طبق مدل روز عمل کنید و به زمان طولانی نیاز دارید. سعی کنید عادت مهارت های مدیریت زمان را در خود پرورش دهید با خود صادق باشید برای اینکه مهارت های مدیریت زمان را پرورش دهید هم به زمان هم به قول و تعهد نیاز دارید.
قوائد و نقشه ها را به ذهن نیمه هوشیار خود بسپارید به خود قول دادن وقت شناسی، به کارهای مهم تر تمرکز کنید. به دیگران قول دهید که قصد بهتر بودن را دارید. (سروش ، 1386)
شروع از یک زمینه. از یک زمینه شروع کنید. یک دفعه نباشید عادتی را که برای شروع جدید و پیشرفت شما مرثر است بشناسید.
برای هر وعده ملاقات وقت شناس باشید. خود را برای هر وعده تنظیم کنید تا اینکه عادات جدید بخشی از رفتار عادی شما خود اگر تصمیم گرفتید بزودی روی یک تکلیف ارزشمند تمرکز کنید سعی کنید روزانه و حداقل برای سه هفته متوالی خود را تنظیم کنید.
این عمل به شما کمک می کند تا بتوانید اولویت مهم را تعیین کنید روزانه رفتار خود را تکرار کنید. تلاش و موفقیت غیر از کوشش و خطاست چگونه از طریق شکست موفقیت را بیاموزیم.
عمل عملکرد ضعیف مدیریت زمان را مورد تحلیل قرار دهید.
موانع مدیریت زمان را شناسایی و راهکارهای مناسبی را انتخاب کنید باور به مدیریت عالی زمان یک مهارت است زمان بر موانع غلبه کنید و به اهداف برسید به عبارتی با یادگیری مهارت های مدیریت زمان زندگی و آینده را کنترل کنید.
مفهومی که در مدیریت زمان همگان از آن غافل مانده اند این است که ما باید خود را اراده کنیم نه زمان را.
بحث مدیریت زمان سال هاست که ذهن افراد و صاحب نظران گرایش های مختلف خصوصاً علمای مدیریت را به خود اختصاص داده و تا کنون دوره های آموزشی، سمینارهای تخصصی فراوانی در رابطه با مدیریت زمان بر پا شده اما سوالی که مطرح است این است که آیا واقعاً ما توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کرده و آن را تحت کنترل خود در آوریم. مفهومی که در مدیریت زمان همگان از آن غافل مانده اند این است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را زیرا در حقیقت زمان اداره نا شدنی است و در هر حال گذراست و این سیستم که باید از زمان به درستی استفاده کرده و از آن بهره ببریم بنابر نظر برخی از زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و مهارت هایی که ما برای اداره کردن دیگران نیاز داریم همان مهارت هایی است که برای اداره کردن خود به آن نیازمندیم و از آنها بهره می بریم مانند توانایی های مدیریت و برنامه ریزی، رهبری و کنترل مدیریت منابع و … شناخت درست و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می دهد بسیار مهم است. (امیدوار ، 1386)
چون بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد بد نیست اندکی با خود تامل کرده و از خود بپرسیم که وقت روزانه، صرف چه اموری می شود.
راهکارهای اصلی مدیریت زمان
مدیریت زمان دانش شخصی است همان گونه که شبانه روز مقدار مشخص و ثابتی از زمان را به خود اختصاص می دهد و هیچ گاه کمتر یا بیشتر از 24 ساعت نخواهد شد و این اصل را ما در زندگی خود پذیرفته ایم باید این نکته را نیز بپذیریم که این ما هستیم که باید زمان خود را تنظیم کنیم، هرگز نمی توانیم این 24 ساعت را افزایش و یا کاهش دهیم اما با یک برنامه ریزی صحیح می توانیم بهره خود را از این زمان معین بیشتر کنیم.
نشتی های زمان را بیابید: همواره به دنبال نشتی های زمان باشید و ببینید که زمان شما در چه مواقعی بیشتر هدر می رود پس از یافتن این زمان ها سعی در کنترل آن داشته باشید و سعی در اختصاص آن برای کارهای گوناگون داشته باشید به دنبال اهدافی از مدیریت زمان باشید (خاکی ، 1390 نقل از هاشمی 1391)
اولین گام در مدیریت زمان حذف کردن اوقاتی است که به صورت بی رویه هدر می رود اگر شما موفق به حذف این زمان ها شوید بدانید که اولین گام را در این راه برداشته اید.
الگو برداری از طرح مدیریت زمان
همواره سعی در الگو برداری از یک برنامه مدیریت زمان داشته باشید و در طرح الگوبرداری شده اهداف و اولویت های خود را بنویسید و آنها را مرتب کنید و سپس اولویت های غیر ضروری را حذف کنید و سپس اهداف بلند مدت و میان مدت خود را نیز شناسایی کرده و سعی در به انجام رساندن آن داشته باشید این اهداف تعیین شده باید دست یافتنی و در عین حال آرمانی باشد تا سبب تحریک شما برای تلاش و کوشش شود و این نکته را فراموش نکنید که هیچ گاه سعی در کپی برداری از سایر طرح ها نداشته باشید.
استفاده از ابزارهای کمیتی در مدیریت زمان
همواره سعی در استفاده از تکنولوژی های روز در زمینه برنامه ریزی برای مدیریت زمان خود داشته باشید استفاده از نرم افزارهای رایانه و نیز امکانات گوشی های همراه از این نکات است.
اولویت بندی
به صورت روزانه و هفتگی کارهای خود را اولویت بندی کنید تا در زمان شما صرفه جویی شود.
استفاده از تفویض اختیار: از اصل تفویض اختیار در کارهای غیر ضروری همواره استفاده کنید و هیچ گاه سعی در تک روی در انجام امور نداشته باشید و بدانید همواره کسانی هستند که توانایی انجام صحیح کارهای مورد نظر شما را دارا می باشند. پس بعضی از کارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور کم اهمیت نکرده و صرفاً به امور کلیدی بپردازید. از انجام کارهای تکراری بپرهیزید سعی در انجام امور تکراری نداشته باشید و سعی کنید کارهای تکراری را مانند کارهای کم اهمیت به دیگران واگذار کنید.
تعیین محدوده زمان: برای کارها و انجام آنها یک حداکثر زمان را در نظر گرفته و پس از پایان زمان تعیین شده کار مورد نظر را تعطیل کرده و به هیچ وجه دیگر به آن نپردازید و ادامه کار را به روز آینده و زمان تعیین شده بعدی موکول کنید.
سازماندهی سیستم ها
در انجام امور روزانه از سیستم های موجود و کارا استفاده کنید و سعی در تغییر سیستم ها از سیستم های سنتی به سیستم های جدید داشته باشید هرگز از یک سیستم قدیمی به دلیل عادت کردن به آن حمایت نکرده و همواره به دنبال سیستم های جدید و بهره ور باشید و برای انجام کارهای خود حتماً از یک الگوریتم استفاده کنید یعنی مراحل انجام کار را در لحظات بیکاری پیش خود مرور کرده و سعی کنید حالات منفی سیستم را نیز پیش بینی کرده و از قبل برای آن راه حلی بیندیشید و نه در موقع بروز این گونه از عوامل.
از انتظار بیهوده بپرهیزید
همواره در جلسات و قرار ملاقات ها به موقع حاضر شوید و از دیگران نیز چنین انتظار داشته باشید و مطمئن باشید که وقت اضافی برای هدر دادن ندارید و در صورت هدر رفتن این گونه از وقت ها دیگر قالب جایگزین نیستند و در انتها هیچ گاه فراموش نکنید زمان ارزشمندترین سرمایه برای هر فرد، گروه و سازمان است که با دیگر سرمایه ها به هیچ عنوان قابل مقایسه نیست این سرمایه غیر قابل خریداری و نیز غیر قابل تولید است پس باید به خوبی از آن مراقبت محافظت به عمل آورد.
مدیریت زمان احتیاج به تمرین و مهارت دارد یک فرمول خاص برای آن وجود نداشته و عواملی مانند ویژگی های شخصی فرد، نوع فعالیت، میزان ممارست و انگیزه داشتن برای انجام آن دخیل هستند در زیر یک دسته روش ارائه می شوند که یادگیری و انجام آنها با در نظر گرفتن خصوصیات فردی می تواند در استفاده بهینه از زمان نقش موثری داشته باشد باید تکرار کرد که این روشها با تمرین و ممارست باید در فرد و رفتار روزانه او نهادینه شده و جزئی از ویژگی های شخصی او گردد و این دست آوردی نیست که در یک یا دو روز حاصل شود.
1- تامل در چگونگی قرار دادن اولویت ها و هشیاری در تعبیر آن به مقتضیات
2- انجام دادن مرحله به مرحله وظایف و تکمیل یک یا حداکثر دو کار قبل از رفتن به کار دیگر
3- اشراف به کار و مصر بودن در دانستن اهداف و نتایج کاری که باید انجام گیرد
4- شناسایی محیط فرهنگ کار و هماهنگ کردن زمان بندی با واقعیات آن
5- به رسمیت شناختن فرایند کار، خود جایگاه سازمانی نقش اصولی در پیشبرد کارها دارد
6- بررسی مداوم از چگونگی استفاده از وقت و تشخیص نارسایی ها و راه های بهتر
7- از تجربه های خود و دیگران درس گرفتن شناسایی ویژگی های افرادی که با شما کار می کنند، البته به عنوان روانکاو
8- آمادگی برای هماهنگ کردن برنامه خدو با تغییراتی که پدید می آیند
9- با صداقت عمل کردن و اشراف به این اصل که یکی از علل هدر رفتن وقت دروغ گفتن است
10- تفویض اختیار و از دیگران خواستن که بعضی از کارهای شما را برایتان انجام دهند
11- یادگیری مهارت های تأثیرگذاری مثبت در افراد
12- پیش بینی مشکلات و آماده کردن خود برای رویارویی با آنها تقسیم کار
با تعیین زمان و مکان
برداشتن محدودیت های شخصی از جلوی راه خود
کار امروز را به فردا نیفکندن
تقویم را در محلی قابل رویت قرار دادن
همه چیز را مد نظر قرار دادن و از اطلاعات موجود بهترین استفاده را کردن
ادامه رشد و توسعه شخصی و متوقف نکردن آن
اینها مواردی هستند که فرد را قادر می سازد به این مرحله برسد که از مدیر ساده ب

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   منابع و ماخذ پایان نامهپیشرفت تحصیلی، دانش آموز، دانش آموزان
دسته‌ها: No category

دیدگاهتان را بنویسید